Reformasi Birokrasi yang diiringi pesatnya perkembangan teknologi informasi telah membawa birokrasi pemerintah masuk dalam sebuah era baru yaitu era transformasi digital. Tuntutan hadirnya pelayanan publik yang berkualitas berkembang pada hampir seluruh aspek layanan yang ada baik layanan internal maupun layanan eksternalnya. Konteks layanan eksternal, birokrasi akan berhubungan dengan tuntutan pelayanan publik kepada masyarakat dan stakeholdernya. Sedangkan konteks layanan internal adalah layanan yang menopang operasional kelembagaan.
Pelayanan yang merupakan tugas dan tanggungjawab utama aparatur Pemerintah di era transformasi digital telah diamanatkan dalam Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang pelayanan publik. Komitmen menerapkan digitalisasi dalam proses layanan publik, yang dikenal dengan e-government dikuatkan dengan berbagai regulasi antara lain instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan e-Government, UU No 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik; lalu Peraturan Presiden (Perpres) No 81 / 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi Nasional, hingga Perpres No.95 tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik.
Biro pemerintahan Biro Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat mengemban salah satu Tusi bidang keagamaan yang juga merupakan aset spiritual masyarakat Bali sekaligus yang menopang perkembangan kebudayaan Bali. Tusi ini sangat luas dan dapat berimplikasi terhadap keinginan orang untuk selalu berkunjung ke Pulau Bali. Penyelenggaraan upacara keagamaan di Bali merupakan tradisi sakral yang dipandang unik sebagai salah satu asset pariwisata difasilitasi penyelenggaraannya oleh Biro Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat. Saat ini penyelenggaran upacara-upacara yang terkait dengan tradisi masyarakat Bali semakin dimunculkan untuk memperkuat budaya spiritual masyarakat Bali.
Searah dengan komitmen penerapan e-government dalam rangka mewujudkan pelayanan yang efektif, terbuka, transparan, akuntabel, bersih cepat, pasti dan murah maka penyelenggaraan tugas dan fungsi ini memerlukan sebuah media yang dapat menunjukkan Pulau Bali dari sisi spiritualnya. Berbagai media pemerintah telah dikerahkan untuk terus mempromosikan Bali terutama pada masa pasca pandemi. Perlu menciptakan media-media yang dapat memberikan nili tambah pada publikasi kinerja layanan yang berkualitas ini.
Pada komponen tugas pelayanan administrasi umum yang meliputi ketatausahaan, kerumahtanggaan, pengelolaan barang/ aset, kehumasan, pengelolaan dan pelayanan sistem informasi, serta pengelolaan perpustakaan dan kearsipan, masih belum sepenuhnya dapat ditransformasi dalam rangka peningkatan kinerja yang lebih efektif dan berdayaguna. Hal ini disebabkan karena pelayanan masih bersifat rutin dan cenderung seremonial terutama yang terkait dengan tugas kerumahtanggaan. Melalui pencermatan yang lebih intensif, bahwa tugas kerumahtanggaan adalah tugas pelayanan yang sangat erat hubungannya dengan konsep pelayanan prima yang memiliki dampak yang luas mengingat obyek pelayanan adalah Tamu Pemerintah.
Kunjungan tamu pada Biro Pemerintahan dan Kesra terdiri dari 1) Kunjungan Tamu Studi Banding/Benchmaking (baik dari instansi Pusat /kementerian dan Lembaga, Instansi Pemerintah Provinsi/Kab/Kota di luar Bali, Mahasiswa maupun organisasi/lembaga Swasta); 2) Forum Kerjasama/Rapat Kerja Asosiasi Pemerintah Provinsi se-Indonesia (APPSI)/ Mitra Praja Utama (MPU) dan 3) Forum Kerjsama Swasta/Luar Negeri. Adapun perkembangan kunjungan tamu pada Biro Pemerintahan dan Kesra dapat dilihat pada tabel berikut :
Salah satu standar dalam penerimaan tamu pemerintah adalah pemberian cinderamata. Pemerintah Provinsi Bali menyiapkan Plakat tersandar sebagai cinderamata bagi tamu pemerintah. Biro Pengadaan Administrasi Barang Jasa dan Perekonomian Setda Provinsi Bali menjadi leading sector pengadaan Plakat. Dalam hal menerima tamu pemerintah, maka dapat mengajukan permintaan Plakat kepada Biro Pengadaan Administrasi Barang Jasa dan Perekonomian melalui surat.
Cinderamata bagi Tamu Pemerintah berfungsi sebagai kenang-kenangan yang dipajang di ruangan kantor. Sekilas, cinderamata berfungsi untuk menunjukkan adanya pengalaman berkunjung dengan tujuan tertentu. Dalam hal ini, fungsi cinderamata masih hanya sebagai kreatifitas karya seni untuk pajangan semata.
Inovasi dapat mendorong sebuah terobosan agar penggunaan teknologi dapat memberikan nilai tambah atau keuntungan bagi yang menggunakannya atau yang mengadopsinya. Fungsi cinderamata dapat ditingkatkan dan memiliki nilai tambah (value added) melalui inovasi teknologi QR Barcode. Tamu yang berkunjung tidak hanya mendapatkan cinderamata sebagai kenang-kenangan yang akan dipajang diruang kerja, namun cinderamata yang memiliki peluang nilai tambah sebagai media informasi dengan konten profile Perangkat Daerah, dokumentasi kegiatan serta promosi event unggulan untuk menarik minat kunjungan tamu pemerintah.
Inovasi untuk menghadirkan cinderamata berbasis QR code merupakan dorongan menciptakan pelayanan prima yaitu sebagai media informasi alternatif untuk lebih mengenalkan berbagai hal terkait pelaksanaan Tusi Perangkat Daerah. Tusi ini layak di perkenalkan lebih intens kepada tamu yang berkunjung agar mereka dapat memahami Bali bukan hanya dari aspek pariwisata alam, melainkan melihat Bali dari nilai spiritual yang diyakini. Hal ini, lebih jauh akan memberikan kontribusi terhadap keinginan untuk menikmati Pariwisata Bali yang lebih komprehensif sebagai bagian dari layanan prima yang menopang pelayan internal di Biro Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat.
Kondisi inilah yang mendorong melihat cinderamata memiliki pelauang sebagai media informasi alternatif yang memberikan nilai tambah pada cinderamata konvensional kepada tamu pemerintah dengan teknologi digital berupa QR code. Cinderamata berbasis QR code dikemas dengan beberapa konten dalam bentuk link yang langsung dapat diakses oleh tamu baik ketika berada di Bali maupun suatu ketika sudah meninggalkan Bali. Konten cinderamata dalam QR code dapat berfungsi sebagai referensi profil instansi yang dikunjung serta event akbar yang sedang atau akan berlangsung yang diharpkan akan menjadi pertimbangan berkunjung ke Pemprov Bali.
